Connection

…in this hyperconnected world is more and more a feature we have to adjust ourselves to.

I can hardly remember when I started working in the field of Information Communication Technology. (Well, actually I remember it quite well, Aug. 24th 1995) And getting connected at that time meant you would have to set the switches on your modem correctly.

And that’s what I did when I first started working as a Phone Technician. Helping UK customers on the phone setting switches manually. I am trying hard now to remember the correct word for it… Maybe I’ll get to that later. Ooh and I am writing in English to connect to my friends in the US…

I am also writing this piece with another thought in the back of my mind about connection. I am connecting this post to appear on another website automatically. Therefor I had to write something and see if the connection works.

These last couple of days it struck me how my job revolves around processing of information. Various inboxes get cluttered with information that in some shape or form have to be relayed to yet another inbox of another person or delegated stakeholder of some sort. And as I was thinking about using various systems to connect these ‘inboxes’ I came to the realization that that must be really hard for a lot of people if you don’t have a system that will aid you in that effort of curbing the information flow.

So curbing information for me also means making sure that information appears on different platforms of my choice by adding rules to these posts. In that sense I can reach different groups of people with the information I want them to reach. Hopefully helping in curbing their information flow.

Let me try and give some advice on how you can curb your flow of information if you are on different platforms reaching different kind of audiences.

1. Use one channel to reach several others. For instance the WordPress blog can be connected to Twitter, Google+, Facebook, LinkedIN etc. If you are writing something businesswise you might just want to reach out to Linkedin and not Facebook. If you are writing something more personal, it probably is just the other way around. Use tags and categories to enable this using a service like IFTTT or a social media agregator like Hootsuite or Tweetdeck. The services are 1-to-N and N-to-1 so to speak. More on that maybe on a different post.
2. If you have a collection of favourite websites you like to follow up, you might want to consider using a RSS feed reader that combines all these websites in a magazine like platform such as Feedly.com or Pocket or paper.li All these paltforms are more or less making it easier for yourself to combine more channels of information into one collected space. For productivity reasons you read these feeds on a specific time during the day instead of having to visit these websites one by one, looking for the latest addition.

If you want some more background info feel free to drop me a line. We’ll have coffee, connect in the real world and exchange some thoughts / ideas while we are on the subject.

Good luck in placing this piece of information in your correct ‘inbox’…

Reflectie…na 1041 posts…

…gewoonten ontwikkelen…

…las vandaag een post in een van mijn Feedly lijsten. Over schrijven. Lezen en dingen doen. Noem het persoonlijke effectiviteit of gewoon een aantal goede gewoonten ontwikkelen. Zal niet als een verrassing komen dat zoiets voor meer mensen moeilijk is….

Maar je kan het ontwikkelen, je kan jezelf trainen. En hoe lastig dat is blijkt meteen wanneer ik dit schrijf en gevraagd wordt door een collega om even mee te denken. Hoe vaak heb ik niet gelezen dat wanneer je net een flow ontwikkelt en gestoord wordt het weer 20 minuten duurt voordat je opnieuw in de status terecht komt.

…schrijven…

De strekking van de post van Leo Babauta is dat wanneer je wil schrijven, je dat gewoon moet doen. Oefening baart kunst immers. Daarnaast moet je een goede reden hebben waarom je deze gewoonte wilt ontwikkelen. Niet alleen maar omdat je het leuk vind maar een dieperliggende grondhouding helpt om het vol te houden wanneer het even tegen zit.

Zie hier het dilemma waarom de meeste goede initiatieven soms vroegtijdig ophouden. Er zit geen goede achterliggende reden achter die het momentum vasthoudt wanneer het even tegenzit. Simpel gezegd niet goed genoeg over nagedacht. Geen fall-back scenario…dan wordt het natuurlijk lastig.

De voordelen van regelmatig schrijven zijn wijdverbreid terug te vinden op het net in andere posts. Journaling of blogging heeft een positief effect op je mentale welzijn.

Je vormt je gedachten rondom specifieke issues die je bezig houden. Je leert gedachten stroomlijnen. Je leert blindtypen (wanneer je heel veel oefent Ook helpt het tegen dingen uitstellen. Je blootstellen voor het oordeel van anderen. Kortom redenen genoeg om ermee aan de slag te gaan.

…what’s missing? …weekly review…

En waarom schrijf ik dit nu eigenlijk zelf allemaal. Ook uit een behoefte om een aantal zaken op een rij te zetten. Maar ook omdat ik de afgelopen dagen bezig was mijn digitale ‘portfolio’ van diensten en applicaties weer eens aan een rigoureuze inspectie te onderwerpen.

Meeste van de informatie die ik gebruik in mijn werk komt via feeds die ik over de loop van de tijd verzameld heb en die ik in programma’s als Feedly, Twitter, Facebook , Linkedin en Google+ aan elkaar heb verbonden met diensten als twitterfeed, hootsuite, tweetdeck, IFFTT, dlvr.it en Buffer.com

En dus is na verloop van tijd een schema dat meestal start vanuit Evernote en of WordPress niet meer helemaal up-to-date. Dus maar een Sharp-the-Saw moment. Een Weekly Review sessie en weer terug naar de beproefde concepten van The Secret Weapon en Getting Things Done.

…reflectie…

Dat betekent weer gedurende langere tijd nadenken over taken en verantwoordelijkheden. Rollen die je in werk en privé hebt zodat er overzicht ontstaat op wat David Allen ‘the Runway’ noemt. Waar ik met mijn voeten in de klei sta, moet ik om me heen kijken en zorgen dat er overzicht ontstaat. Vervolgens kan ik vanuit daar naar boven uitzoomen en mijn helikopterperspectief daadwerkelijk overzien.

En die voelde ik al langer aankomen. Als het echt druk wordt en ik merk dat een aantal zaken blijven liggen heeft het meestal te maken met het feit dat ik geen overzicht meer heb over de rollen en taken. Stapje terug en dingen in perspectief krijgen, is dan de enige oplossing en meestal heeft dat te maken met het feit dat ik de Weekly Review techniek verwaarloosd heb. Daarmee hou je binnen GTD iedere week een sessie met jezelf waarin je ongestoord kijkt naar alle lijstjes binnen je GTD systeem om overzicht te houden. Met de activiteiten van de afgelopen weken was het zo druk dat dit erbij ingeschoten was. En dat wreekt zich dan altijd na verloop van tijd.

Ik zag het aankomen en het gebeurde toch weer. Geeft niks. Inzicht is belangrijk, dus alle projecten langsgelopen. Get Clear, Current en Creative….is dan de uitkomst hopelijk van alle reflectie binnen de Weekly review. Let me know what you think….

More good advice…Breathe….

 

 

Flexibilisering van arbeid...of bedoel ik toch iets anders?

Flexibiliteit

Op maandag werk ik op twee verschillende locaties. Als eerste begin ik 's morgens op de Sint Maartenskliniek. 's Middags werk ik op het REshape center van Radboud UMC. Een combinatie die ik al langere tijd voor ogen had als ideaal, qua afwisseling in omgeving, taken, collega's. En hoewel ik dacht dat jaren Getting Things Done, Het Nieuwe Werken, en andere manieren van Time Management mij wel klaargestoomd hadden voor een dergelijke combi, merk ik, dat, ook voor mij, hier en daar wat inventiviteit gevraagd wordt. Ik merk dat ik sinds deze constructie wel steeds meer in staat ben los te laten waar ik werk en de verschillende activiteiten los kan zien van de plaats waar ik op dat moment ben. Privé en zakelijk lopen nog meer in elkaar over en de twee verschillende werkkringen hebben een positieve invloed op elkaar.

Bijvoorbeeld had ik vanmorgen helemaal geen afspraken op de Maartenskliniek, maar moest ik wel een email schrijven waar ik mijn aandacht bij moest houden. Ik zou kunnen zeggen; misschien beter om thuis te werken en daar het schrijven in volle rust en aandacht te voltooien. Toch was het op de plek zijn voordelig om de mail te kunnen schrijven. Een aantal collega's waren in huis en de inhoud van de mail kon hier en daar nog aangepast worden door snelle collegiale toetsing. Flexibiliteit nodig nul, resultaat goed. 

's Middags moest ik aanwezig zijn op Radboud. Door de weeralarm fase heen op de fiets was ik te laat voor een afspraak om te praten over de volgende fase van een project. Buiten adem en met een broodje in de hand stormde (sorry...) ik de vergaderruimte binnen. Mijn vraag of ik nog een bijdrage kon leveren werd ontkennend beantwoord. De meeting was al bijna afgerond. Flexibiliteit nodig? Ja, vooral van het team dat er al zat. En van mij om de extra tijd anders in te kunnen zetten. Resultaat okee. Daarna volgden de ontwikkelingen elkaar snel op, want in het open kantoorpand was er op dat moment even een probleem met netwerkcapaciteit. Ik probeerde op drie verschillende machines in te loggen en toen dat zonder resultaat bleef, bedacht ik me dat er dan maar een oplossing overbleef en dat was zo snel mogelijk vanuit huis gaan werken. Flexibiliteit nodig? Jazeker, want ik had me ingesteld op die locatie en een aantal specifieke zaken om te regelen. 

Door snel te af te stemmen met een aantal collega's was dat verder geen probleem, waarna ik eenmaal thuis via een andere route ingelogd geen connectivity probleem meer had en mijn werk deed vanaf de plek en op een tijdstip dat ik 's morgens bij vertrek nog niet had kunnen bedenken. 

Is zo'n dag dan toch produktief? Ja, dat vind ik wel. Mijn werkzaamheden worden via een andere route toch volbracht, met andere middelen en op een andere manier, maar het resultaat is in wezen hetzelfde als hetgeen ik gisteren of daarvoor voor ogen had. De manier waarop vraagt flexibiliteit van mij en mijn omgeving, maar wanneer daar duidelijk afspraken over te maken zijn en de techniek het toelaat is het resultaat hetzelfde of misschien wel beter. 

Ik vind het interessant om te ervaren dat die mogelijkheden er zijn en dat de beperkingen eigenlijk alleen in je eigen hoofd zitten.